Virtuelle Teams gehören heute schon lange zur Normalität des digitalen Unternehmertums. Welche Bedeutung sie haben, habe ich bereits in einem vorherigen Artikel beschrieben, doch wie geht man mit weitentfernten Mitarbeitern und Projektteams um und welche Tools gibt es, um sie optimal zu managen. Darum geht es in diesem Beitrag.
Ein Faktor für den Erfolg eines virtuellen Teams ist es, dass sie alle das gleiche Rollen- und Zielverständnis teilen, transparent arbeiten und ihre Zeit und Ressourcen im Blick behalten. Agile Arbeitsweisen und kollaborative digitale Werkzeuge sind hier die Antwort, so wird die herausfordernde Aufgabe ein virtuelles Team zu leiten schnell zu einem effizienten und erfolgsversprechenden Prozess.
Anforderungen an die Tools
Wenn man Kollaborations-Tools für die Führung eines virtuellen Teams sucht, muss man zunächst überlegen, welche Aufgaben sie erfüllen müssen, damit das Projekt ein Erfolg wird. Sie müssen daher nicht nur zur Planung gut sein, sondern auch zur Ausführung und Evaluation aller Teammitglieder, egal ob vor Ort oder virtuell.
Da in virtuellen Teams unterschiedliche Persönlichkeiten mit verschiedenstem Fachwissensstand zusammenarbeiten, müssen die Tools allen Mitgliedern gerecht werden. Sie müssen daher einfach zu handhaben sein, die Aufgaben und Zuständigkeiten klar darstellen und bei der Zeitplanung und dem Projektmanagement unterstützen.
Projektmanagement für virtuelle Teams
Zunächst braucht es ein Projektmanagement Tool, welches Management und Team hilft Ideen auszutauschen und über den Fortschritt des gemeinsamen Projekts den Überblick zu behalten. Schlagworte sind hier Planung, Durchführung, Kontrolle und Berichterstattung. Mögliche Kollaborationswerkzeuge wären hier beispielsweise Asana, Podio oder Trello.
Ein Werkzeug für die Teamzusammenarbeit
Diese Art von Software oder Plattform hilft den Projektmanagern dabei, eine klare Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu gewährleisten, so dass sie als gemeinsam an einem Projekt arbeiten können, unabhängig von ihrem tatsächlichen Standort. Beispiele für ein solches Tool wäre beispielsweise Microsoft Teams, aber auch das von Startups und jungen Unternehmen gerne verwendete Slack.
Face to Face für virtuelle Team
Manchmal muss man sich während eines Projekts auch einfach mal in die Augen sehen. Hierfür braucht es dann Video-Chat oder Messaging Anwendungen, die ein gemeinsames Meeting auch über weite Distanzen hinweg möglich machen. Anwendungen wären beispielsweise Zoom, Skype oder Google Hangouts.
Dokumentenablage und -bearbeitung
Der Mehrwert von Tools wie Google Drive oder Office 365 ist es, virtuelle Teams dabei zu unterstützen, leichter gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und auf einem gemeinsamen Arbeitsplatz agieren zu können.
Mit diesen Werkzeugen können virtuelle Teams effizienter und besser miteinander zusammenarbeiten und Projektmanager und Geschäftsführer behalten gleichzeitig einen guten Überblick über den Fortschritt der einzelnen Projekte.
